2014年秘书资格(二级)办公事务和管理指导(2)
2015-01-08 09:09 [秘书二级] 来源于：未知
导读：计算机存档 一、电子档案的优点 1、操作方便 形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，
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计算机存档 一、电子档案的优点 1、操作方便 形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。 2、传递快捷、实现资源共享 一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。 3、存储空间小 无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾，例如：一张光盘容量可达600MB-4 000MB，可存 35万张打印纸上的文字信息或 10万页图形信息。而且，如果不移动存储载体，只处理信息，那么电子档案几乎无重量和体积可言，相比之下纸质文件的笨重就显而易见了。 4、具有多种表现形式 随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形。声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。 5、复制时不容易丢失信息 纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。所以完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。 电话使用规定 (1)办公室电话是为办公提供的，因公打长途电话须经秘书同意，并登记联系单位、联系入、联系事由和通话时间等，每月秘书与电信局结算。 (2)因私事打长途或市内电话原则上不予办理。 (3)凡未经同意而私自拨打长话者，除费用自理外，还应根据情况就长话费用给予1～3倍的罚款。 (4)因公市内电话亦应按规定登记，非因工作需要不准打市话。 (5)非本系工作人员不准使用本系话机打外线和长途电话。 (6)不论何种电话，均应节约时间“长话短说”，严禁用电话闲聊。 现代办公室量化管理 1、办公室量化管理的含义 办公室量化管理就是把是生产过程的劳动量化管理的理论和方法应用于办公室工作人员的工作和服务的科学化管理。换言之，就是把办公室工作人员的业务活动加以定量化(即量化)，使各项工作都有明确的定量标准，包括数量的、质量的和时限的具体要求，从而使每个工作人员都能主动地、自觉地争取工作满负荷，高效率地开展工作。 2、办公室工作量化管理的特点和内容 3、工作定额的制定原则 制定工作定额是办公室工作量化管理的基本工作之一。制定工作定额的原则要求包括以下几项： (1)制定标准定额，必须遵守实事求是、因地制宜、满足工作目标的原则; (2)规定工作质量标准必须遵守质量标准与业务性质一致性原则; (3)实行量化管理的各项工作、业务之间必须体现相互联系、相互依赖的系统优化原则; (4)量化管理系统的各个子系统之间执行的各项标准定额，应保持平衡性的原则; (5)工作定额的量化结构必须遵守定量计算与定性分析因素相结合的原则。 4、工作定额的考核原则 (1)质量结合的原则 (2)工作定额考核与目标管理相结合原则 (3)工作定额考核与人的主体因素相结合原则 (4)考核要结合激励原则 5、工作定额的考核方法 (1)记分法 (2)加权法 (3)评语记述法 (4)目标管理评价法 (5)绩效要素比较法 6、办公室工作量化管理的计划与实行 (1)准备工作 (2)调查研究 (3)系统分析 （编辑：网站编辑） |
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